子育てをしながら働くママの中には、時短勤務で家事と仕事を両立している方も大勢いらっしゃるのではないでしょうか。
朝はバタバタ子供を保育園に預け、そこから出社。
出社したかと思うとお昼休みに入り、そうこうしているうちに、もう終業時間…!
このように時短勤務をしていると、あっという間に勤務時間は終わってしまいます。
そして会社の中で働く以上、その限られた時間の中で成果を出すことが求められます。
そうなんです。時短勤務って実はフルタイムで働くよりも厳しい環境で働いているのです。
そんな時短勤務ママの大切な時間を1秒でも無駄にしないために、いま一度時間の使い方を見直してみませんか?
誰にでもできる見直すべきポイントをご紹介させていただきます。
目次
TODOリストをつくる
まずは何をやらなくてはならないか、自分の仕事の棚卸をしましょう。
仕事をやっていると、次から次へとやることが増え、頭が混乱します。
何から手を付ければ良いか分からないから、それを考えるのに時間を使ってしまう…
それを解決するのがTODOリストです。
TODOリスト作りに必要なコツをご紹介します。
より具体的な内容を書く
よくありがちなのが「〇〇の案件を進める」のように、何をどうすれば良いのか、何の作業をすればそのリストにチェックが付くのか分からない、というものです。
これではいつまでたっても、完了しません。
また、結局なにすればいいんだっけ…と毎回考えなくてはいけないため、かえって時間がかかってしまいます。
たとえば「〇〇の案件の仕様書を作成する」など、TODOリストは作業単位に落とし込んで記入するようにしましょう。
時間をかけすぎない
そしてこれもありがちなのが、リストを作ることに時間を費やしてしまうということです。
TODOリストは自分が分かりさえすればいいもので、案件の工程表のように他の人に見せるものではありません。
あまりに丁寧にしすぎて、ここに時間を使ってしまうようでは元も子もありません。
ちなみに私はこのリストを作るのを朝の通勤時間でやっています。
そうすれば、さあ業務開始!というタイミングですぐに作業に取り掛かることができるのでおすすめです。
できれば専用アプリ・ソフトを使ってほしい
たった今、TODOリストは自分が分かりさえすればいいものだ、と言いました。
ではリストはどのように管理するのが良いでしょうか?
手帳に書き込んでみたり、Excelで管理してみたり。
そしてよく見るのが、パソコンにペタペタ付箋を貼っている光景…
きちんと管理できるのであれば、管理方法はなんでも良いのですが、専用の使いやすいアプリがたくさんあります。
というわけで私が使ったことがあるものを2つご紹介いたします。
Nozbe
Googleカレンダー上にも同期が取れて、作業が完了したかどうかが分かりやすかったです。
ただ、無料版では登録できるプロジェクト数が少ないのが難点です。
Todist
こちらはネット上での評判が良いです。デザインが分かりやすいので万人受けします。
専用アプリの場合だと、作業が終わったら完了済にチェックをポンポン入れていくだけ。
また繰り返しの予定（たとえば毎週金曜日の週報作成など）も登録できるので、何度も同じことを書かなくて済みます。
ルーティーンワークにかかる時間を短縮する
日々の報告書、週報、データ入力作業など…
仕事の中には手順や方法が決まりきった作業ってありますよね。
毎度のことだから、１つ１つはそんなに時間がかかるものではないから…などと言って、ルーティーンワークを淡々とこなすだけになっていませんか。
このルーティーンワークこそ時間短縮するのに持って来いの仕事です。
ではどのようにして時間短縮を進めていけばいいのでしょうか?
作業にかかる時間を把握する
あなたがやっているその作業。1つにかかる時間をすべて把握できていますか?
把握できていない作業って結構多いと思います。
まずは作業にかかる時間を把握しましょう。
私のやり方ですが、これ毎日やってるな、定例業務だなと思ったら、横にストップウォッチ（スマホの機能）を置いてその作業にかかる時間を計り、ざっとかかる時間を把握するようにしています。
これにより、自分が何の作業にどれだけ費やしているのか明確に分かるようになり、自分には今どれだけのキャパシティがあるのかを客観的に見られるようになります。
少し話はそれますが、時間を計ってそれにどれだけの時間を費やすか把握することって、子育て中のママの行動と似てるなと思うことがあります。
たとえば最初の頃って授乳するのに何分かかって、今日はどのくらいお昼寝してくれて…などタイマーで計っていませんでしたか?
授乳であれば「このくらいの時間飲めば、お腹いっぱいなっているだろうな」、お昼寝であれば「今日はあまり寝てないから眠そうだな」というように、時間を計る行為によって現状を把握し、次にどうすればいいのかを明確にすることが自然とできていたと思います。
仕事についても同じことが言えます。
時間を計ることで仕事にかかる時間の読みも正確となり、じゃあこの仕事は今日は無理だとか、人に頼もうとか、次にすべきことが明確になります。
仕組化・テンプレ化する
時間を把握すると、意外とこの作業ってこんなに時間がかかっているのだなーと思うものが出てきます。
毎回同じ手順で作業をしていたり、報告していたり…
同じ手順のものは仕組化したり、テンプレートを作成したりしたほうが良いに決まっています。
でもなぜそれができないのか。
以下のような理由が考えられます。
- 仕組化やテンプレート作成にかかる時間がもったいないと思っている
- 毎回自転車操業でなんとかやりくりできてしまう
- 各タスクの共通点を探そうとしておらず、応用が利かない
- 時間をかけてやることが美徳だと思っている
誰だって面倒くさいことはしたくないですよね。
でもあなたが仕組化を拒んだ仕事は、これから先もずっと面倒くさい仕事です。
それをこのタイミングで仕組化するかしないかで、業務効率は格段に上がります。
また、仕組化されていない業務は属人化しやすく、自分がいなくなった場合に対応できる人がいない危険性もあります。
時間を作ってでも仕組化をしたり、テンプレートを作成することの重要性を理解しておきましょう。
やらなくていいことをやめる覚悟を決める
仕事をしていると「これってやる意味あるんだっけ」と思うものが出てくること、往々にしてあると思います。
でも前からやってるし、前任者からそう引き継がれたし…などといってやる意味を考えずに続けてしまってはいませんか。
自分が「やる意味ある?」と思っていることは、周りから見ても「やる意味ある?」と思われ、「あの人は無駄な作業をやっている」という残念な評価をつけられかねません。
自分の評価を守るため、なにより大切な時間を守るためにも、やる意味ないな、というものについてはやめる覚悟を決めましょう。
そのような場合はやめることによって出てくる影響を洗い出し、それをカバーする代替案を提案すると良いです。
たとえば週報をメールで毎日上長に提出していた、という場合。
報告をメールではなく毎日報告書としてフォルダに格納しておく、ということを提案すると、不要なメールを打つという作業をやめることができます。
考え方次第で代替案はいくらでもあります。
一度立ち止まって「やる意味ある?」を問うクセをつけましょう。
身の回りをシンプルにする
シンプルライフ、ミニマニスト…など極力物を持たない方が生活が豊かになりますよ、という考え方が世に浸透して久しいですが、仕事をする上でも身の回りをシンプルにすることは、時間をうまく使うことに有効です。
ではどのように身の回りをシンプルにするのかご紹介します。
整理整頓をする
仕事で使うデスクが汚い、パソコンのデスクトップが散らかっている…
心当たりのある方いませんか。
私も整理整頓は苦手なほうなので、よく分かります。
かつての私は忙しくなればなるほど、仕事で使うパソコンのデスクトップはファイルだらけ…
とても人にお見せできるものではありませんでした。
あえて言うなら、デスクトップに設定している壁紙の写真が何の写真か分からなくなるほど、必要か不必要かも分からない資料でいっぱいになっていました。
で、ある日上司に言われたんです。
「あのとき見せてもらった〇〇の資料、急ぎ出せる?」
探しました。
見つかった場所はもちろん、デスクトップの中。
めちゃめちゃ時間かかりました。
そこで上司に言われた一言。
「今出されてもな…（苦笑）もういらないわ」
私はその時、無性に悔しくてデスクトップを片付けようと心に決めました。
次元の低い話ですみません。
でも相手が求めているものを、リアルタイムで提供できないって、仕事をするうえで致命的です。
何より自分が探したいときに、探しているものが見つからないと仕事は確実に遅れます。
マルチタスクではなくシングルタスクにする
仕事をしていく上では、一度に複数の案件や作業をこなす、つまりマルチタスクである必要があります。
マルチタスク (multitasking) とは、複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することをいう。
女性は男性よりも比較的マルチタスクに長けている傾向があるといわれます。
一見すると、マルチタスクに長けている人はガンガン仕事をこなせてしまうように感じます。
でも本当はマルチタスクで仕事をしていると、集中力を途絶えさせてしまい、かえって非効率になってしまっているのです。
どうしても今日中に仕上げたい資料を作成している途中。
「〇〇さん～これ教えてください」と同僚からの声がかかり、
【至急確認してください】という件名でメールが入り、
取引先からも電話がかかってくる…
これらに１つずつ対応していると、都度、資料作成業務が中断され、集中力は途絶えてしまいます。
ある程度仕事をする上で、上記のような状況は仕方のないことだとは思います。
ただし、まずは自分でコントロールできる範囲については、一つの業務だけに集中する、つまりシングルタスクの環境を作り出すことをおススメします。
たとえば上記と同じケースで、どうしても今日中に仕上げたい資料を作成しているときは
- 資料作成に関係のないファイルや、途中まで見ていたネット記事をすべて閉じる。
- （可能であれば）メールやチャットアプリでさえも、いったん閉じる。
- （可能であれば）社内向けに公開しているスケジュールに「【資料作成】他業務は対応不可」など入れて、その時間は話しかけづらくする。
などして、一つの業務に集中するための環境をあえて作ってみてください。
日常生活を見直しストレスを溜めない
時間の使い方を考える上で、直接的には関係ないかもしれないのですが、日常生活を見直してストレスを溜めないことって本当に大切です。
ここでは毎日の生活でストレスを溜めないためには最低限どうすれば良いのか、ご紹介させていただきます。
睡眠時間は必ず確保する
睡眠って大事ですよね。
当たり前のことだけど、あえて言わせてもらいました。
時短勤務ママは、仕事ももちろん大変ですが、家に帰ってからは子供のお迎え、夕食作り、寝かしつけ…とたくさんの業務が待っています。
これらを終えて、自分の時間が作れるのは夜、子供が寝静まってから…とついつい夜更かししたくなる気持ちもわかります。
ただし、冒頭申し上げたとおり、睡眠って大事です。
睡眠をおろそかにすると、記憶力や集中力も悪くなり、仕事の効率が落ちます。
そのせいでミスが増え、さらに仕事が増えるようでは元も子もないですよね。
また、私の知り合いの話ですが、子供を寝かしつけたあと、時短勤務中に終わらない持ち帰りの仕事をしていたそうです。
それによって、睡眠時間は5時間くらいしかないと。
そしてその知り合いは「最近太った。そして風邪をひきやすくなった」と言っていました。
太ってしまったり、風邪をひきやすくなったりが、睡眠と必ずしも直結しているとは言えないかもしれません。
仕事の効率を高めるためにも、なにより自身の健康のためにも、睡眠時間は必ず確保しましょう。
ランチの時間を削らない
時間が足りない、仕事が終わらないからといって、ランチの時間を削ってはいませんか?
人は適宜休憩を取りながらでないと、集中することはできません。
というより、休憩なしで仕事を続けるとストレスを溜め込み、効率はかえって悪いです。
同僚とたわいない話をしてリフレッシュするもよし。
SNSをぼーっと眺めるもよし。
子連れでは行きづらいようなお店で優雅にランチするもよし。
寝てもよし。
何をやっても良いので、一度仕事からは離れて、お昼休憩は必ず取りましょう。
私の場合は、社内の人とランチに行き、コミュニケーションを取るようにしています。
時短勤務のママは社内の人とのコミュニケーションも少なくなりがちです。
もともと飲み会大好きだった私ですが、子育て中の今となっては、ほとんど飲み会には参加できないので、ランチタイムを使って積極的に社内の人とコミュニケーションを取っています。
ランチタイムの使い方は何にせよ、一旦目の前の仕事からは離れて、頭をリセットすることが大切です。
忙しいと声に出して言わない
子育てしながら、時短で仕事をして…分かります。正直めちゃめちゃ忙しいです。
でも声に出して「忙しい」というのはやめましょう。
言霊（ことだま）という言葉があるように、「忙しい」と声に出して言うと、本当は落ち着けば余裕だってできるかもしれない局面でも、忙しいとしか考えられなくなります。
何より、隣で仕事をしている人が忙しいばかり言っていたら、イラっとしませんか。
時間の使い方がうまくなりたいのであれば、単に「忙しい」と声に出して言うのではなく、じゃあどうすればよいのか、どうしたらいいのかを客観的に考えることが大切です。
まとめ
時短勤務をしていると、どうしても時間に追われてしまいます。
だからこそ時間を意識的に管理することが重要です。
自分の時間の使い方を可視化し、無駄を見つけ、より自分が楽できる方向に持っていく。
決して簡単なことではないですが、まずはTODOリストを作ってみよう、無駄な作業はないか見直してみよう、と一歩踏み出すことで、時間の使い方は格段に向上するはずです。
貴重な時短勤務ママの時間が、少しでも自分や家族のために使えますように。
突然ですが
今、おしゃれできていますか？
私は子供が生まれてからというもの、まったくおしゃれができなくなりました。
子育てが忙しく毎日、同じ洋服を着て出社をしていました。そんなある日、職場の若い女の子に
「毎日同じ洋服で楽そうですね、でも私はそこまで女を捨てられません」
なんて言われる始末。子育てが忙しいからおしゃれなんて無理…そう思っていました。
しかし！
ものすごい簡単におしゃれができてしまう方法があったんです！
この方法ならお金も節約できるし、おしゃれも楽しめるし一石二鳥、いやそれ以上です。私はこの方法に出会ったおかげで毎日おしゃれを楽しんでいます。
職場でも「おしゃれですね！」って言われて最高に嬉しいです。
